Wiemy, że prezentacja projektu może być stresująca. Nawet jeśli jesteśmy całkowicie pewni treści samego projektu, sukces może zależeć od sposobu prezentacji oraz sposobu odpowiadania na pytania w sesji Pytań i Odpowiedzi (Q&A) już po prezentacji. W tym artykule pokażemy Ci, jak przeprowadzić skuteczną prezentację po angielsku, w której Twój projekt zostanie pokazany w pełnej krasie. Oto odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
1. Lepiej mówić krótko czy próbować zawrzeć jak najwięcej informacji?
„Jeśli mam mówić przez dziesięć minut, potrzebuję tygodnia na przygotowanie; jeśli 15 minut – 3 dni; jeśli pół godziny – 2 dni; jeśli godzinę, jestem gotowy teraz.” – Woodrow T. Wilson.
Mów krótko i zwięźle.
Jest to niedoceniana wskazówka, o której prezenterzy często zapominają. Podczas prezentacji nie powinno się przedstawiać wszystkich liczb i faktów, gdyż taki rodzaj dostarczania informacji przytłacza i jest niejasny. Nie ma też czegoś takiego jak limit słów. Ogólną zasadą jest zastosowanie tych słów, które są niezbędne.
Podkreśl najważniejsze punkty za pomocą zwrotów, takich jak:
“It’s crucial to note that… ” – „Ważne jest, aby pamiętać, że…”
“What matters most is…” – „Najważniejsze jest…”
“A significant point is…” – „Istotną kwestią jest…”
Wyeksponuj kluczowe punkty używając następujących wyrażeń:
“The key takeaway is…” – „Kluczowym wnioskiem jest…”
“The most important aspect is…” – „Najważniejszym aspektem jest…”
“In essence…” – „Zasadniczo…”
Dzięki zastosowaniu powyższych wyrażeń przekaz i wnioski będą klarowne.
2. Jak radzić sobie z Q&A czyli sesją pytań i odpowiedzi po angielsku?
Naszą pierwszą wskazówką jest wcześniejsze przewidywanie pytań uzupełniających.
W tym celu i aby zapobiec kolejnym pytaniom, należy odpowiedzieć wyczerpująco na wszystkie składowe zadanego pytania.
Jeżeli pytający potrzebuje dalszych wyjaśnień, może zadać kolejne pytanie.
Ponadto jasno wymień główne punkty, w których zawrze się Twoja odpowiedź na pytanie.
Wyobraźmy sobie, że ktoś zapytał Cię, jak poprawić umiejętność pisania. Przykładowa odpowiedź brzmi:
“I have three main suggestions for you.” – „Mam dla ciebie trzy główne sugestie”.
Następnie wyraźnie podaj kolejność każdego punktu.
“First, you should read regularly. Second, practice writing daily. Third, seek feedback from others.”
[„Po pierwsze, czytaj regularnie. Po drugie, codziennie ćwicz pisanie. Po trzecie, szukaj informacji zwrotnych od innych”.]
Kolejną wskazówką jest używanie nagłówków dla przejrzystości. Tak, jest to również możliwe w mowie.
Zanim przejdziesz do szczegółów, zasygnalizuj każdą sekcję, określając temat.
Przykład: “Let’s start with the importance of reading regularly.” – „Zacznijmy od tego, że regularne czytanie jest ważne”.
Przejścia między sekcjami: Używaj wyrażeń łączących, aby płynnie przechodzić z jednej sekcji do drugiej.
Przykład: “Now that we’ve covered reading, let’s move on to practicing writing.” [„Po omówieniu czytania przejdźmy do ćwiczenia pisania”.]
Spójrzmy na pełną odpowiedź.
Pytanie:
How can I improve my writing skills?
Odpowiedź:
“That’s a great question. I have three main suggestions for you:
First thing you could do is read regularly. Reading a variety of materials will enhance your vocabulary and expose you to different writing styles. For example, try reading both fiction and non-fiction to see how different genres handle language.
Second thing is practicing writing daily. Writing every day, even if it’s just a short journal entry or a paragraph on a random topic, helps you develop your skills over time. The more you write, the more comfortable you will become with expressing your thoughts clearly.
Third, seek feedback. It’s crucial to have others review your writing. Feedback can highlight areas you might not notice on your own and provide new perspectives on how to improve.”
[„To świetne pytanie. Mam dla ciebie trzy główne wskazówki:
Po pierwsze, czytaj regularnie. Czytanie różnorodnych materiałów wzbogaca słownictwo i pozwala poznać różne style pisania. Czytaj zarówno beletrystykę, jak i literaturę faktu, aby zobaczyć, jak różnym stylem posługują się te gatunki.
Po drugie, pisz codziennie. Pisanie każdego dnia, nawet jeśli jest to tylko krótki wpis w dzienniku lub akapit na dowolny temat, pomaga z czasem rozwijać umiejętności pisania. Im więcej piszemy, tym bardziej komfortowo wyrażamy swoje myśli w jasny sposób.
Po trzecie, poproś o informacje zwrotne. Bardzo ważne jest, aby inni czytali Twoje teksty. Informacje zwrotne pomagają zwrócić uwagę na rzeczy, których nie zauważamy samodzielnie i spojrzeć na tekst z innej perspektywy”.]
3. Jak ułożyć prezentację po angielsku?
Odpowiedź na to pytanie jest wielowarstwowa. Rozważmy następujący przykład prezentacji podany przez Nancy Duarte w jej książce pt. Resonate: Present Visual Stories that Transform Audiences.
Przykład # 1
“Welcome, everybody, to the Q3 update. I just want to let you know that the Q3 revenue was down. The rumors are true. And you guys were able to turn out some new products this quarter, and I’m really proud of you for that. The numbers are down. But hey, we’re up 15 percent in the number of new clients. That’s good. Good job, everyone. Our market share is also up, so that’s not bad. We’re not doing too bad compared to our competitors. All this happened in a quarter in which the analysts predicted we’d be down, so it was expected. Thanks for coming today, and have a great day.”
[„Witam wszystkich na spotkaniu poświęconym aktualizacji wyników za trzeci kwartał. Chcę poinformować, że przychody w trzecim kwartale spadły. Plotki okazały się prawdziwe. W tym kwartale udało wam się wprowadzić na rynek kilka nowych produktów, z czego jestem naprawdę dumny/-a. Wyniki spadły. Za to mamy 15-procentowy wzrost liczby nowych klientów. To dobrze. Dobra robota. Nasz udział w rynku również wzrósł, więc nie jest źle. Nie wypadamy źle na tle konkurencji. Wszystko to wydarzyło się w kwartale, w którym analitycy przewidywali spadek, więc można było się tego spodziewać. Dziękuję za przybycie i życzę miłego dnia.”]
Powyższa prezentacja jest zbyt demotywująca dla odbiorców, aby uwierzyli we własny sukces.
Przykład # 2
Oto ulepszona wersja:
“Welcome, everybody, to the Q3 update. When the forecasters looked at this quarter, they said our industry – our company in particular – was the little engine that couldn’t. They said we wouldn’t be able to make the climb. But how did we do compared to our competitors? SuperCo is down 12 percent. GreatCo is down 8 percent. How far down are we? We are down only 2 percent. In spite of that, we have shaken up the market in a down economy! Our new client wins are up 15 percent over last year. In fact, four of the new clients are large multinational organizations that have been on our target list for over three years!”
[„Witam wszystkich na spotkaniu poświęconym aktualizacji wyników za trzeci kwartał. Prognostycy twierdzili, że nasza branża – a w szczególności nasza firma – miała zbyt słabą moc. Mówili, że nie będziemy w stanie osiągnąć dobrych wyników. Jak wypadliśmy na tle konkurencji? Wyniki SuperCo spadły o 12 procent, a GreatCo o 8 procent. Jak bardzo wyniki nam spadły? Tylko o 2 procent. Pomimo tego, wstrząsnęliśmy rynkiem w czasach spowolnienia gospodarczego! Zdobyliśmy o 15 procent więcej klientów niż w zeszłym roku. W rzeczywistości czwórka naszych nowych klientów to duże międzynarodowe organizacje, które znajdowały się na naszej liście docelowej od ponad trzech lat!”]
Zwróć uwagę, że ulepszona wersja prezentacji zaczyna się od informacji o słabych wynikach za trzeci kwartał. Dzięki zamianie kolejności podawania danych udało się zbudować pozytywne napięcie. Należy przechodzić od informacji negatywnych do pozytywnych. Nie na odwrót.
Aby uzyskać więcej wskazówek i porad, jak skutecznie zaprezentować projekt, sprawdź nasz najnowszy kurs Prezentacje Biznesowe Po Angielsku.
Sprawdź też nasz wpis na blogu Jak skutecznie prezentować po angielsku przy użyciu metody STAR.