W tym artykule przyjrzymy się, jak skutecznie zaprezentować proces po angielsku. Prezentacja procesu jest jednocześnie sama w sobie jego częścią. Najczęściej cytowanym wyjaśnieniem tego, co stanowi proces biznesowy, jest wyjaśnienie Davenporta, amerykańskiego profesora technologii informatycznych i zarządzania. Zdefiniował on go jako „określoną kolejność działań roboczych w czasie i miejscu, z początkiem, końcem i jasno określonymi danymi wejściowymi i wyjściowymi: strukturę działania” (Davenport Thomas. Process Innovation. Reengineering Work through Information Technology, Harvard Business School Press, 2011). Zazwyczaj kolejność działań jest przedstawiana za pomocą schematu blokowego lub diagramu.
Dwa główne filary opanowania prezentacji procesów biznesowych obejmują:
Filar 1: Tworzenie logicznie powiązanej sekwencji
Bez jasnej kolejności zdarzeń prezentacja procesu nie ma szans powodzenia. Jest to dość proste, gdy zadania następują jedno po drugim. W takim przypadku wystarczą podstawowe słowa sekwencyjne (np. first, initially, next, then, after that, following that, finally / najpierw, początkowo, następnie, potem, po tym, po tym, na końcu).
Inne przykłady:
– as soon as – jak tylko
As soon as the client approves the proposal, we will begin the project implementation phase. [Jak tylko klient zatwierdzi propozycję, rozpoczniemy fazę realizacji projektu.]
– immediately after – natychmiast po
Immediately after the training session, employees will be expected to apply the new skills in their daily tasks. [Natychmiast po sesji szkoleniowej pracownicy będą musieli zastosować nowe umiejętności w swoich codziennych zadaniach.]
– upon – po
Upon completion of the market research, we will develop our marketing strategy based on the findings. [Po zakończeniu badań rynkowych opracujemy naszą strategię marketingową w oparciu o ich wyniki.]
– following – po
Following the budget review meeting, the finance team will distribute the revised financial plan. [Po spotkaniu dotyczącym przeglądu budżetu, zespół finansowy roześle poprawiony plan finansowy.]
– once – tu: po
Once the contract is signed, the project manager will schedule the kickoff meeting. [Po podpisaniu umowy kierownik projektu zaplanuje spotkanie inauguracyjne.]
Aby uzyskać bardziej złożoną chronologię, możesz wybrać:
– prior to – przed
Prior to the project kickoff meeting, all team members must complete their assigned pre-work. [Przed spotkaniem inauguracyjnym projektu wszyscy członkowie zespołu muszą ukończyć przydzielone im prace wstępne.]
– preceding – poprzedzające
Preceding the final review, there will be a series of stakeholder consultations to gather feedback. [Przed ostatecznym przeglądem odbędzie się seria konsultacji z interesariuszami w celu zebrania opinii.]
– subsequent to – po
Subsequent to the initial product launch, we will conduct a thorough market analysis to measure customer response. [Po początkowym wprowadzeniu produktu na rynek przeprowadzimy dokładną analizę rynku, aby zmierzyć reakcję klientów.]
– by the time – do czasu
By the time the quarterly report is prepared, all department heads should have submitted their performance summaries. [Do czasu przygotowania raportu kwartalnego wszyscy kierownicy działów powinni przesłać swoje podsumowania wyników.]
– until – do czasu
The budget plan will be in place until the end of the fiscal year, after which it will be re-evaluated. [Plan budżetowy będzie obowiązywał do końca roku podatkowego, po czym zostanie poddany ponownej ocenie.]
W przypadku opisywania nakładających się etapów procesu należy natomiast użyć słów sekwencyjnych, takich jak:
– simultaneously – jednocześnie
The marketing team will run a social media campaign simultaneously with the product launch event. [Zespół marketingowy przeprowadzi kampanię w mediach społecznościowych jednocześnie z wydarzeniem wprowadzenia produktu na rynek.].
– concurrently – jednocześnie
The finance and operations departments are working concurrently on the annual budget report. [Działy finansowe i operacyjne pracują jednocześnie nad rocznym raportem budżetowym.]
– in parallel with – równolegle z
We will develop the mobile app in parallel with the website redesign to ensure a consistent user experience. [Opracujemy aplikację mobilną równolegle z przeprojektowaniem strony internetowej, aby zapewnić spójne wrażenia użytkownika.]
– at the same time – w tym samym czasie
The sales team held a webinar at the same time as the trade show to reach a wider audience. [Zespół sprzedaży zorganizował webinarium w tym samym czasie co targi, aby dotrzeć do szerszej publiczności.]
– in tandem with – w parze z
The IT department is upgrading the software in tandem with implementing new security protocols. [Dział IT aktualizuje oprogramowanie jednocześnie z wdrażaniem nowych protokołów bezpieczeństwa.]
Słowa sekwencyjne wskazują, że wiele etapów odbywa się jednocześnie i pomagają przekazać, że różne części procesu odbywają się jednocześnie lub nakładają się na siebie.
Filar 2: Słownictwo procesów biznesowych
Drugi filar obejmuje kluczowe słownictwo w procesach biznesowych. Wskazówka – poznaj je i dobrze zapamiętaj.
Oto przykłady terminologii procesów biznesowych:
– Process mapping – mapowanie procesów
Mapowanie procesu to wizualna reprezentacja procesu biznesowego, która pokazuje kroki, działania i decyzje związane z wykonaniem zadania lub osiągnięciem określonego celu. Pomaga w zrozumieniu i analizie np. przepływu pracy w organizacji.
– Automation rate – wskaźnik automatyzacji
Odnosi się do odsetka zadań lub procesów w systemie, które są zautomatyzowane przy użyciu technologii lub oprogramowania. Mierzy stopień, w jakim zadania manualne zostały zastąpione zautomatyzowanymi procesami.
– Case – przypadek
W systemie informatycznym przypadek służy jako odrębna etykieta nadana konkretnemu elementowi, np. fakturze lub biletowi obsługi klienta. W dziedzinie eksploracji procesów przypadek reprezentuje jednostkę biznesową, która przechodzi przez określony proces, ucieleśniając pojedynczy cykl procesu. Każdy przypadek można odróżnić za pomocą unikalnego identyfikatora przypadku i może on posiadać różne atrybuty.
– Digital Twin – cyfrowy bliźniak
Cyfrowy bliźniak to wirtualna reprezentacja lub model fizycznego obiektu, procesu lub systemu. Jest on tworzony przy użyciu danych w czasie rzeczywistym i symulacji w celu odzwierciedlenia zachowania i cech jego fizycznego odpowiednika. Cyfrowe bliźniaki są wykorzystywane do monitorowania, analizowania i optymalizacji procesów w różnych branżach.
– Happy Path – szczęśliwa ścieżka
Szczęśliwa ścieżka odnosi się do idealnego lub najczęstszego scenariusza w przepływie procesu, w którym wszystko przebiega zgodnie z oczekiwaniami bez żadnych odchyleń lub błędów. Reprezentuje płynne i pomyślne wykonanie zadania lub procesu.
– Process deviation – odchylenie procesu
Odchylenie procesu ma miejsce, gdy zadanie lub czynność w ramach procesu biznesowego nie przebiega zgodnie z oczekiwaną lub wstępnie zdefiniowaną ścieżką. Może to wynikać z błędów, wyjątków, zmian w wymaganiach lub innych nieprzewidzianych okoliczności, które powodują, że proces odbiega od standardowego przepływu.
Aby dowiedzieć się więcej na temat słownictwa związanego z procesem i prezentacją procesów biznesowych sprawdź nasz najnowszy kurs do samodzielnej nauki Prezentacje Biznesowe po Angielsku, który zapewnia kompleksową wiedzę praktyczną z zakresu skutecznego prezentowania po angielsku.
Być może zainteresuje Cię też nasz wpis na blogu “Jak skutecznie zaprezentować projekt po angielsku”.