Napisanie poprawnego emaila w stylu formalnym wymaga pewnych umiejętności. Jeśli więc chcesz pisać perfekcyjnie lub zrobić jak najlepsze wrażenie na swoim szefie albo kontrahencie, skorzystaj z naszych wskazówek.
Zazwyczaj formalny e-mail wysyłamy do naszych współpracowników, partnerów biznesowych, do kogoś, kogo nie znamy zbyt dobrze lub do kogoś, kto cieszy się bardzo dużym uznaniem.
- Formalny e-mail różni się od oczywiście od nieformalnego. Główna różnica polega na strukturze i stylu. Formalny e-mail ma bardzo określoną strukturę, z określoną częścią otwierającą, wstępem, rozwinięciem, zakończeniem i podpisem.
- Ton formalnej wiadomości e-mail także jest inny. Nieformalny e-mail może nawet nie zawierać pełnych zdań lub prawidłowej gramatyki, ale formalny e-mail zawsze.
Oto przykład formalnego języka używanego w korespondencji email:
The meeting is scheduled for May 15th at 9:30 a.m. All members of the team should attend. Your project updates are needed.
Porównaj teraz język formalny z nieformalnym językiem e-mail poniżej:
Meeting – May 15, 9:30 a.m. Updates needed. See ya there. 🙂
Oba oświadczenia mają te same informacje. Ale ton i styl pierwszego jest znacznie bardziej formalny. Zwróć uwagę na niepełne zdanie, slang i emotikon w nieformalnym przykładzie.
- Porozmawiajmy więcej o stylu.
W przeciwieństwie do języka polskiego, który wymaga długich złożonych zdań w języku formalnym, angielski jest bardzo zwięzły i ma tendencję do krótkich zdań i prostej struktury. Podziel tekst na akapity – pomoże to czytelnikowi szybko dostrzec kluczowe punkty.
- Nigdy nie używaj potocznego angielskiego (gonna, wanna) lub slangu. W angielskim mówionym używamy oczywiście wielu skrótów (np. can’t, won’t, shouldn’tand hasn’t), należy jednak unikać ich w formalnej korespondencji.
Formalny angielski używa bardziej złożonego słownictwa niż język potoczny. Przykładami są słowa składające się z wielu sylab, takie jak: compensate, ascend i interrogate. Język formalny preferuje także czasowniki jednoczęściowe (np. establish) zamiast prostszych czasowników frazowych (np. set up).
| Formal | Informal |
| enormous | whopping |
| on the one hand, as indicated above | by the way, that reminds me |
| comprehend, understand | get |
- Last but not least, sprawdź swój email przed wysłaniem!
Nigdy nie wysyłaj wiadomości e-mail bez ponownego przeczytania tego, co napisałeś, zwłaszcza jeśli wysyłasz formalnego e-maila. Błędy gramatyczne lub literówki są bardzo częste, zdarzają się nawet najbardziej zaawansowanym użytkownikom języka. Dokładne sprawdzenie tego, co napisałeś, to najprostszy krok, który może sprawi, że będziesz prezentował/-a się bardzo profesjonalnie!
Potrzebujesz wsparcia w zakresie sprawdzania swoich prezentacji lub innych wypowiedzi pisemnych?
Skorzystaj z naszej usługi WSPARCIE ONLINE
