Pewnie każdy, kto organizuje kursy językowe dla dorosłych lub sam w nich uczestniczy, prędzej czy później zderza się z tym problemem: niby wszystko zostało powiedziane, a jednak coś poszło nie tak. Ktoś źle zrozumiał wiadomość, ktoś inny poczuł się pominięty, a jeszcze ktoś trzeci w ogóle nie zauważył, że coś miał zrobić. Te sytuacje pokazują, że komunikacja to coś więcej niż tylko „wymiana informacji przy użyciu wspólnych symboli czy znaków” – choć tak brzmi sucha definicja. W praktyce komunikacja to codzienne próby dogadania się w zespole, zrozumienia intencji, unikania nieporozumień i budowania wspólnego obrazu tego, co ważne.
Jak więc sprawić, żeby komunikacja w zespole projektowym była naprawdę skuteczna? Co można zrobić, żeby nie tylko przekazywać informacje, ale też budować wspólne zrozumienie?
Wskazówka nr 1. Komunikuj się w sposób zamierzony.
Zamierzona komunikacja oznacza mówienie lub/i pisanie z jasnym zamysłem i przemyślanym doborem słów. Wspomnienie celu wiadomości jest istotne, ponieważ zapewnia jasność i gwarantuje, że odbiorcy zrozumieją, dlaczego się komunikujesz i co chcesz osiągnąć. Bez wyraźnego celu Twoja wiadomość może stać się niejasna lub dezorientująca, pozostawiając słuchacza lub czytelnika niepewnym, jak zareagować lub jakie działania podjąć. Dodatkowo, nie bój się powtarzać lub sparafrazować, żeby upewnić się, czy Twój słuchacz zrozumiał wiadomość w ten sam sposób, jak Ty.
Wyraź swoją intencję, mówiąc:
“I am contacting you because…” [Kontaktuję się, bo…”]
lub bardziej formalnie:
„I am reaching out as…” [„Kontaktuję się w związku z…”.]
Następnie potwierdź, czy Twoja wiadomość została zrozumiana, pytając:
„Does that make sense?” [„Czy to ma sens?”] lub
“Does that clarify things?” [„Czy to wyjaśnia sprawę?”].
Nie spiesz się i unikaj domysłów, powtórz kontekst, mówiąc:
“I’ve been reflecting on our previous discussion about…” [„Zastanawiałem się nad naszą poprzednią dyskusją na temat…”.]
Weź pod uwagę punkt widzenia drugiej osoby i dostosuj swój styl komunikacji, aby upewnić się, że lepiej zrozumie Twoje zamiary. Komunikowanie się z intencją wymaga przemyślenia komunikatów, zanim je wypowiemy bądź napiszemy oraz wkładania większego wysiłku w wybór odpowiednich słów.
W naszej szkole językowej Eklektika prowadzimy warsztaty “Komunikacji w międzynarodowym zespole”, które pomogą Wam w rozwijaniu komunikacji zespołowej!
Wskazówka nr 2. Unikaj blokerów komunikacji.
Po pierwsze, czym dokładnie są te blokery? Blokery komunikacyjne obejmują aspekty werbalne, takie jak zwroty, uwagi, ale także niewerbalne (takie jak selektywne słuchanie lub przyjmowanie założeń), które mają negatywny wpływ na skuteczną wymianę informacji.
Podczas komunikacji po angielsku w zespole projektowym, blokery komunikacyjne mogą wystąpić nawet z powodu czegoś tak subtelnego, jak negatywnie brzmiące słowo, takie jak „ale”.
Rozważmy następujące przykłady:
❌„I agree but allow me to share…” [„Zgadzam się, ale pozwól mi podzielić się…”]
✅„I agree and allow me to share…” [„Zgadzam się i pozwól mi podzielić się…”]
Słowo “but” natychmiast zmienia pozytywną uwagę w negatywną zaraz po pozytywnym słowach “I agree” [„zgadzam się”.] Alternatywą byłoby utworzenie dwóch zdań: “I agree. Allow me to share…” [„Zgadzam się. Pozwolę sobie podzielić się… ”.]
Oto kilka porad, które można wdrożyć, aby uniknąć blokad komunikacyjnych.
1. Zamiast ❌ “We’ve tried that before.” [“Próbowaliśmy tego już wcześniej”.]
✅ “What can we do differently this time?” or “How can we make it work now?”
[“Co możemy zrobić inaczej tym razem?” lub “Jak możemy sprawić, by to zadziałało teraz?”]
Dlaczego? Dzięki temu rozmowa będzie otwarta na nowe możliwości i rozwiązania.
2. Zamiast ❌“You always…” lub ❌ “You never…”
✅ “I’ve noticed that sometimes…” [“Zauważyłem, że czasami…”] lub
✅ “It seems like there are times when…” [“Wydaje się, że są chwile, kiedy…”.]
Dlaczego? Pozwala to uniknąć dokonywania absolutnych osądów i otwiera drzwi do dyskusji.
3. Zamiast ❌ “Why can’t you just…” [“Dlaczego nie możesz po prostu…”]
✅ “What do you think would help?” [“Jak myślisz, co mogłoby pomóc?”] lub
✅ “How do you see us moving forward?” [“Jak widzisz nasze dalsze działania?”].
Dlaczego? Angażuje to drugą osobę w rozwiązanie, wspierając współpracę.
4. Zamiast ❌ “I already know that.” [“Już to wiem”.]
✅ “That’s a good point. What else do you think we should consider?”
[“Słuszna uwaga. Jak myślisz, co jeszcze powinniśmy rozważyć?”.]
Dlaczego? W ten sposób rozmowa pozostaje otwarta i docenia się wkład drugiej osoby.
Wskazówka nr 3. Nie zakładaj, że wszyscy wiedzą, co masz na myśli. Powtarzaj i parafrazuj.
Jest to prosta wskazówka, ale może okazać się bardzo przydatna. Nie zakładaj z góry, że każdy rozumie, co masz na myśli. W razie potrzeby powtórz ważne fakty. Następnie sparafrazuj i upewnij się, czy komunikat jest jasny. To na pewno nie zaszkodzi, ale może zrobić różnicę – różnicę między tym, że komunikacja jest absolutnie jasna, a tym, że zespół musi domyślać się, o co Ci chodzi.
Oto kilka technik, którymi możesz posłużyć się, aby temu zaradzić.
1. Powtarzanie kluczowych punktów:
“Our goal is to enhance productivity. Enhancing productivity means…”
[„Naszym celem jest zwiększenie produktywności. Zwiększenie produktywności oznacza…”]
2. Podawanie przykładów:
“We need to focus on customer service. For example, responding to queries within 24 hours.”
[„Musimy skupić się na obsłudze klienta. Na przykład, odpowiadać na zapytania w ciągu 24 godzin”.]
3. Parafraza:
“The system upgrade will take two weeks. That is, we will complete it in 14 days.”
[„Aktualizacja systemu zajmie dwa tygodnie. Oznacza to, że zakończymy ją w ciągu 14 dni”.]
4. Podsumowywanie:
“In summary, our main objectives are growth, efficiency, and customer satisfaction.”
[„Podsumowując, naszymi głównymi celami są wzrost, wydajność i zadowolenie klientów”.]
5. Prośba o potwierdzenie zrozumienia:
“Is that clear? So, you’re okay with moving forward by next Monday?”
[„Czy to jasne? Więc nie masz nic przeciwko temu, by ruszyć do przodu do przyszłego poniedziałku?”.]
6. Przeformułowanie kontekstowe
6a. Techniczne dla laika:
“The server will undergo maintenance. In simple terms, the website will be temporarily unavailable.”
[„Serwer zostanie poddany konserwacji. Mówiąc prościej, strona będzie tymczasowo niedostępna”.]
6b. Z formalnego na nieformalne:
“The project completion date is approaching. Basically, we need to wrap up soon.”
[„Zbliża się data zakończenia projektu. Musimy niedługo kończyć”.]
6c. Złożone do prostego:“Our strategy involves multiple integrated phases. Simply put, it’s a step-by-step plan.”
[„Nasza strategia obejmuje wiele zintegrowanych faz. Mówiąc prościej, jest to plan krok po kroku”.]
Chcesz zorganizować szkolenie językowe w swojej firmie? Napisz do nas i dobierzemy Ci optymalne rozwiązanie, które w krótkim czasie podniesie kompetencje językowe Pracowników.