Jak przygotować się do videokonferencji w języku angielskim?
Video- i telekonferencje w języku obcym są prawdopodobnie najtrudniejszą formą komunikacji, dla osób które nie są Native Speakerami. Naszym celem jest pomoc w usprawnieniu Twojej komunikacji w biznesie, dlatego opracowaliśmy listę przydatnych słów i zwrotów, których możesz używać podczas połączenia konferencyjnego.
Epidemia koronawirusa wprowadziła nowe reguły w biznesie. Zoom, Skype, Hangouts i wszelkie inne usługi, z których korzystasz Ty lub Twoja firma, to świetne narzędzia do kontaktowania się wewnątrz organizacji oraz z partnerami z zewnątrz. Nie oznacza to jednak, że połączenia konferencyjne w języku obcym są łatwe; nawet mówiąc w języku ojczystym napotykamy na trudności komunikacyjne. W tym wpisie podpowiemy, jak radzić sobie, gdy językiem spotkania jest język angielski.
Niektóre problemy, które możesz napotkać podczas spotkań online:
Niska jakość dźwięku. Słabe połączenie z Internetem. Szum. Zbyt duża liczba uczestników, którzy mówią w tym samym czasie.
Ponadto osobiście możesz przeżywać stres związany z profesjonalnym prezentowaniem się przed kamerą.
Oto, co możesz zrobić od strony językowej, aby to doświadczenie było mniej stresujące dla Ciebie i Twojego zespołu.
Przed rozmową zdalną:
- Przygotuj się. Upewnij się, że masz absolutną pewność co do tego, o czym będziesz rozmawiać lub czego słuchał. Możesz zapisać listę zwrotów lub zaplanować swoją wypowiedź lub pytania, które chciałbyś zadać w języku obcym.
- Słowa kluczowe. Zwłaszcza jeśli zostaniesz poproszony o wypowiedź, przygotuj sobie listę najważniejszych słów i wyrażeń z danego tematu. Upewnij się, że Twoja wymowa i intonacja są naprawdę wyraźne, szczególnie w przypadku połączeń konferencyjnych, gdy jakość dźwięku może nie być idealna.
- Uzyskaj agendę spotkania/ rozmowy. Pomoże Ci to przewidzieć język, którego będziesz słuchać.
W trakcie wideospotkania/ telespotkania:
Wprowadzenie
Każdy uczestnik powinien oznajmić swoje przybycie/ dołączenie do spotkania. Jeśli prowadzisz rozmowę/ spotkanie, upewnij się, że wszyscy zaproszeni są obecni. Nowe osoby powinni zostać przedstawione innym uczestnikom.
- Hello, Paweł.
- Hello, it’s Paweł.
Wskazówka: ze względu na pewne opóźnienie, które może wystąpić podczas rozmowy online, lepiej najpierw powiedzieć „cześć”, a następnie wypowiedzieć swoje imię, ponieważ pierwsze słowo często „ginie”.
Sprawdzenie, czy uczestnicy są obecni
- Is Adam on the line?
- Do we have Martha on the call?
- Do we have Kasia yet?
- Are we waiting for anyone else?
- Thank you for joining us today.
- I’m afraid Pawel is absent today. We will have to proceed without him.
Wyrażenia otwierające spotkanie/ rozmowę:
- Welcome to the conference call./ Welcome to the videocall.
- Is everyone ready to start?
- Shall we start?
- As you know, today we are discussing ……………………………………………
- Did everyone receive the agenda? / Has everyone received the agenda?
Komunikowanie problemów z dźwiękiem lub obrazem
Przypomnij uczestnikom, aby mówili wyraźnie od samego początku. Unikaj sytuacji, w której wiele osób mówi jednocześnie.
- If you are not speaking, please put yourself on mute.
- Paweł, I can hear background noises, please can you put yourself on mute when you are not talking?
- The sound (video) quality is not good, can everyone please speak up?
- I can’t hear Kasia, can everyone else hear Kasia?
- Sorry can you repeat that, the sound quality is poor?
- Adam, I can hear background noises, please can you put yourself on mute when you are not talking?
Udostępnianie ekranu
- I’m sharing my screen, can everyone see it?
- I’m uploading the document now, can you see it?
Końcowe frazy
Pamiętaj o ograniczeniach czasowych i upewnij się, że wszyscy inni też to wiedzą. Podsumuj kluczowe decyzje i plan działania. Upewnij się, że wszyscy znają kolejne kroki, indywidualne zadania = i terminy ich wykonania.
- Is there anything else to discuss?
- So, to summarise we have decided to focus on …………………………………
- Let’s finish / close the call, thank you everyone.
- Thank you for your contribution/participation/ideas, let’s speak again next week.
- We’ve run out of time so let’s wrap up and close the call.
- Shall we schedule a follow-up call in ……… days/ … weeks ?
Po spotkaniu
- Przekaż członkowi zespołu informację zwrotną na temat jakości obrazu / dźwięku, podziel się swoimi pomysłami, jak sprawić aby połączenie konferencyjne było bardziej wydajne dla Twojego zespołu.
- Jeśli to możliwe, poproś o nagranie połączenia lub zachowaj notatki, abyś mógł sprawdzić, czy wykonałeś wszystko, co zostało powiedziane.
Good luck!
The Eklektika Team
Pobierz materiał w pdf: Wideokonferencje w języku angielskim_słownictwo_Eklektika