Przygotowujesz się do wprowadzenia swojej firmy na rynek międzynarodowy? Szukasz partnerów biznesowych, kontrahentów lub klientów zagranicą? Prowadzenie biznesu na europejskim i światowym rynku wymaga bardzo dobrej znajomości języka angielskiego, pozwalającej nam nie tylko na swobodną komunikację bezpośrednią, ale również przygotowywanie profesjonalnych ofert handlowych i prowadzenie fachowej korespondencji. Jak powinna wyglądać oferta handlowa po angielsku? Podpowiadamy jak napisać taki dokument oraz jakich słów i zwrotów użyć, by wpisać się w potrzeby i oczekiwania współczesnego biznesu międzynarodowego.
Zanim zaczniesz… jak napisać ofertę handlową po angielsku?
Skonstruowanie oferty handlowej po angielsku wymaga nie tylko znajomości odpowiednich słówek i zwrotów, ale również umiejętności posługiwania się językiem biznesowym w odniesieniu do dziedziny, której ma dotyczyć korespondencja i oferta handlowa. W sytuacji, gdy nasza znajomość języka jest niewystarczająca, by móc skonstruować profesjonalną ofertę handlową po angielsku – wskazane jest skorzystanie z usług tłumacza, specjalizującego się w realizacji tłumaczeń biznesowych, posiadającego wiedzę i doświadczenie z danej branży.
Musimy pamiętać, że nawet najciekawsza i najbardziej atrakcyjna oferta straci na wartości, jeśli będzie zawierać błędy gramatyczne i stylistyczne. Z drugiej strony, perfekcyjna pod względem językowym i stylistycznym oferta handlowa musi być również wartościowa pod względem merytorycznym i ułożona zgodnie ze sztuką, czyli posiadać wszystkie niezbędne dla tego typu korespondencji elementy, czyli tzw. must have oferty handlowej – bez tego będzie tylko zbiorem precyzyjnie dobranych słówek i zwrotów.
Oferta handlowa po angielsku – wzór
Przykładowa oferta handlowa po angielsku powinna być konstruowana indywidualnie dla konkretnego adresata oraz opracowywana w oparciu o rzetelną wiedzę o produkcie lub usłudze. Konieczne jest m.in. wyróżnienie zalet i podkreślenie efektów, które da potencjalnemu klientowi inwestycja w dany produkt / usługę, precyzować czas obowiązywania oferty oraz skutecznie wzywać do podjęcia działania (najlepiej tu i teraz!).
Poniżej przedstawiamy must have oferty handlowej, czyli listę elementów, które powinny się znaleźć po standardowym powitaniu. Kolejność poszczególnych elementów można zmieniać, dopasowując do aktualnych potrzeb czy zastosowanych rozwiązań graficznych (wizualizacji, grafik i zdjęć, tabel).
Must have oferty handlowej w języku angielskim
Każda oferta handlowa (commercial offer) powinna zawierać większość (a najlepiej wszystkie!) elementów z poniższej listy.
- Przedstaw się i określ, dlaczego w ogóle warto zainteresować się Twoją ofertą – produktem (product) lub usługą (service).
- Przedstaw swoją propozycję (offer) jasno i klarownie – zadbaj o równowagę w treści i ogranicz szczegóły do najistotniejszych, potencjalny klient nie musi być bowiem specjalistą, a nadmiar fachowego słownictwa może przytłoczyć.
- Opisz jasno korzyści (benefits), które daje Twój produkt lub usługa – nie zapominaj o uzasadnieniu (because…).
- Konstruując ofertę handlową nastaw się na sprzedaż efektów (effects) swojego produktu lub usługi dla klienta.
- Poznaj najpierw sylwetkę idealnego klienta (perfect client), musisz przecież wiedzieć, do kogo kierujesz ofertę – odbiorca Twojej oferty handlowej to Twój potencjalny klient, czytając korespondencję powinien mieć poczucie, że jest ona skierowana właśnie do niego, że rozwiązuje jego problemy czy zaspokaja konkretne potrzeby i oczekiwania.
- Pokaż konsekwencje (consequences) decyzji klienta – zarówno pozytywne, jeśli zdecyduje się na inwestycję w oferowany produkt / usługę, jak potencjalnie negatywne, jeśli odrzuci ofertę.
- Zbij obiekcje (objection), zanim się pojawią – możesz to zrobić poprzez umieszczenie w ofercie listy najczęściej zadawanych pytań (Frequently Asked Questions, w skrócie: FAQ) i odpowiedzi na nie.
- Wyróżnij się na tle konkurencji (competition) – wskaż, dlaczego klient ma wybrać właśnie Twoją firmę!
- Podkreśl, że decyzję o inwestycji warto podjąć teraz (now!) – możesz użyć jednej z następujących zachęt: limitowana edycja (limited edition), promocja trwa do (promotion lasts until), zostały tylko trzy sztuki (only 3 left)…
- Pokaż cennik (price list) – jeśli Twój produkt lub usługa mogą być dostarczone w różnych wariantach (variants), koniecznie je zaprezentuj.
- Wezwij do akcji (Call To Action, w skrócie: CTA) – zaproponuj i maksymalnie ułatw kolejny krok, który musi wykonać klient, by skorzystać z Twojej oferty.
Oferta handlowa po angielsku – zwroty i słówka
W Twojej ofercie handlowej po angielsku pojawi się słownictwo charakterystyczne dla Twojej branży. Powinno ono precyzyjnie oddawać jej specyfikę, pozostając równocześnie prostym i w pełni zrozumiałym dla odbiorcy / Twojego potencjalnego Klienta.
Istnieje również pula słów i zwrotów uniwersalnych, które znajdują zastosowanie w każdym rodzaju korespondencji biznesowej oraz w ofertach handlowych. Mowa tutaj przede wszystkim o słówkach dotyczących produktów i usług, ich jakości oraz reklamy, jak i klasycznych zwrotach grzecznościowych.
Korespondencja mailowa – zwroty grzecznościowe
We współczesnym świecie zdecydowana większość ofert handlowych wysyłana jest mailem (w treści maila lub jako załącznik do maila). Oferta handlowa może być wysłana bezpośrednio lub po wstępnej rozmowie (w nawiązaniu do rozmowy). Oto zwroty grzecznościowe najczęściej stosowane w ofertach handlowych wysyłanych mailem:
Zaczynamy od jednej z form: Dear Mr Smith, Dear Ms Smith, Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, a następnie możemy napisać:
- I am writing in connection with… – piszę w związku z…
- I am writing to inform you that / to tell you about… – piszę, żeby poinformować / powiedzieć o…
- I am contacting you for the following reason. – kontaktuję się z następującego powodu
- I am pleased to send… – z przyjemnością wysyłam…
- I am writing to enquire about… – piszę do Państwa z zapytaniem o…
- I am writing with regard to… – piszę w sprawie…
- This email is to inform you that… – informuję/ informujemy Pana/ Panią, że…
- Further to our telephone conversation… – w nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej…
- I was given your email address by… / I received your address from… – (ktoś) podał/a mi Pana/ Pani adres email…
- Thank you for your email about/ concerning… – dziękuję za mail w sprawie/ na temat …
Kolokacje / zwroty ze słówkiem produkt (product):
- advertise a product – reklamować produkt
- product offer – oferta produktowa
- product range – asortyment produktów
- product variety – zróżnicowanie produktu
- launch a new product – wprowadzić nowy produkt
- product awareness – świadomość produktu
- high-end product – produkt z górnej półki
- branded product – produkt markowy
- flagship product – produkt flagowy
- core product – produkt podstawowy
- end-product – produkt końcowy
- product features – cechy produktu
- product lifecycle – cykl życia produktu
- product pricing – ustalanie ceny produktu
- product value – wartość produktu
Kolokacje / zwroty ze słówkiem reklama (advertisement)
- advertise a product – reklamować produkt
- advertisement performance – efektywność reklamy
- advertisement rate – stawka za reklamę
- advertiser (client) – reklamodawca
- display advertisement – reklama wielkoformatowa w prasie
- full-page advertisement – ogłoszenie na całą stronę
- newspaper advertisement – reklama prasowa
- outdoor advertisement – reklama uliczna
- banner advert – reklama banerowa
- classified ads – ogłoszenia drobne
Kolokacje / zwroty ze słówkiem jakość (quality)
- adopt a quality policy – przyjąć politykę jakości
- the quality management system – system zarządzania jakością
- carry out quality checks – przeprowadzać kontrole jakości
- conduct a quality audit – przeprowadzić audyt jakości
- evaluate compliance with standards – dokonać oceny zgodności z normami
- fulfil requirements – spełniać wymogi
- obtain ISO certification – otrzymać certyfikat ISO
Kolokacje / zwroty ze słówkiem konkurencja (competition)
- beat competition – pokonać konkurencję
- competing product – produkt konkurencyjny
- competitive bid – oferta konkurencyjna
- competitive brand – marka konkurencyjna
- competitive conditions – warunki konkurencji
- competitive price – cena konkurencyjna
- gain a competitive advantage/ edge – zdobyć przewagę konkurencyjną
- highly competitive business – branża, w której panuje silna konkurencja
Podsumowanie
Konstruowanie oferty handlowej po angielsku to wyzwanie, któremu możemy sprostać! Konieczna jest jednak znajomość języka angielskiego na odpowiednim poziomie oraz znajomości branżowego słownictwa i zwrotów stosowanych w korespondencji biznesowej. Każda oferta handlowa powinna być wartościowa pod względem merytorycznym i maksymalnie atrakcyjna dla odbiorcy, ale równocześnie wolna od błędów stylistycznych i gramatycznych. Opracowując ofertę warto skorzystać ze wzorów (wzory ofert handlowych znajdziemy na różnych platformach, najczęściej odpłatnie), a w razie potrzeby – również z pomocy doświadczonego tłumacza specjalisty.