Jak napisać email formalny po angielsku?

E-mail biznesowy to nic innego jak elektroniczna wersja tradycyjnego listu, który rządzi się swoimi prawami. Korespondencja mailowa ma nieco mniej formalne znaczenie, niż oficjalny list pisany, jednakże występują pewne podobieństwa co do języka, którym powinniśmy się posługiwać oraz formy, jakiej powinniśmy się trzymać. Pisanie maili po angielsku wiąże się z konkretnymi zasadami, które przedstawiamy poniżej.

E-mail formalny a nieformalny po angielsku – różnice

E-mail z angielskiego, który wysyłamy na co dzień może różnić się stopniem sformalizowania w zależności od kontekstu oraz odbiorcy. Maile po angielsku, które wymagają od nas formalnego rejestru to najczęściej mail z prośbą o informację, mail reklamacyjny, mail do pracodawcy po angielsku, wiadomości będące jednocześnie podaniem o pracę jak również wszelkie wiadomości związane z ustaleniami biznesowymi, współpracą oraz wiadomości kierowane do instytucji publicznych. Jeśli odbiorcą wiadomości jest nasz kolega lub koleżanka albo osoba, z którą mamy bliższe relacje wówczas możemy zdecydować się na mniej formalny charakter korespondencji.

E-maile, które piszemy na co dzień są raczej nieformalne. Te formalne zdarzają się znacznie rzadziej.

W codziennych wiadomościach e-mail możesz popełnić kilka błędów. Jednak w kontekście biznesowym gramatyka, pisownia i interpunkcja powinny zawsze być poprawne. Błędy w gramatyce i pisowni świadczą o braku profesjonalizmu.

W biznesie możesz używać neutralnego stylu. Może on pomóc w nawiązaniu bliższych relacji z klientami i współpracownikami. Twój język może być bardziej osobisty i nie musisz się zbytnio przejmować wyrażeniami formalnymi. Kiedy wszyscy są zajęci, krótkie i klarowne wiadomości doceniane są najbardziej.

Jak napisać E-mail po angielsku – zwroty

Oto tabela zwrotów formalnych oraz ich odpowiedników używanych na co dzień. Kiedy używasz neutralnego tonu, dobrze jest też użyć kilku formalnych fraz, aby nadać twojej wiadomości uprzejmy i przyjazny ton.

Przykład emaila po angielsku – przydatne zwroty:

E-mail formalny po angielsku – co warto wiedzieć pisząć maila po angielsku?

Jeśli nasz email po angielsku ma mieć charakter formalny warto przemyśleć strukturę oraz sposób w jaki chcemy wpłynąć na odbiorcę tak, by uzyskać to, czego oczekujemy. Istotne będą nie tylko odpowiednie zwroty grzecznościowe, ale również stosowne pozdrowienie:

Jak zacząć emaila po angielsku – zwroty grzecznościowe

Upewnij się by był on odpowiednio dobrany do stopnia zażyłości z odbiorcą.

Użycie Dear razem z imieniem i nazwiskiem wydaje się najbezpieczniejszą opcją, jeśli zwracamy się do osoby, której nie znamy. Zastosowanie Dear Team sprawdzi się równie dobrze jeśli adresujemy swoją korespondencję do zespołu.

Unikaj potocznego języka

Formalna konwencja wiadomości nie pozostawia miejsca na umieszczenie w niej zwrotów charakterystycznych dla języka mówionego. Zadbaj o dobór słownictwa, by Twój angielski adresat miał pewność, że darzysz go szacunkiem.

Pozdrowienie

Pamiętaj by pożegnać się z adresatem, tak by chciał wrócić do Ciebie z odpowiedzią. W Post scriptum możesz zamieścić to, o czym zapomniałeś w głównej treści maila bądź zawrzeć dygresję, na którą nie było miejsca w wiadomości.

E-mail formalny po angielsku – unikaj tych błędów

Kontakt tekstowy obarczony jest ryzykiem popełniania wielu błędów. Nie chodzi tu tylko o strukturę tekstu, ale również o kontekst międzykulturowy czyli możliwość popełnienia faux pas wynikającego z niezrozumienia kultury Twojego odbiorcy.

Błędne pozdrowienia i tytułowanie odbiorcy

W zależności od osoby, do której piszesz, istnieją różne sposoby na rozpoczęcie wiadomości e-mail. Rozpocznij formalny e-mail od adresowania odbiorcy w sposób odpowiadający Waszym relacjom.

W przypadku osób, których nie znasz lub nie znasz ich nazwiska, użyj ‘To Whom It May Concern’ (Do wszystkich zainteresowanych) lub ‘Dear sir/madam’. (Szanowny Panie / Szanowna Pani)

W przypadku osób pełniących wyższe funkcje, których nazwisko znasz, nie zapomnij o podaniu tytułu, na przykład ‘Dear Mr. Johnson’ (Szanowny Panie Johnson), lub ‘Dear Ms. Smith’. (Szanowna Pani Smith).

Brak informacji o załącznikach

Częstym błędem jest brak informacji o załączonych dokumentach czy plikach. Jeśli poza tekstem, Twoja wiadomość będzie zawierać dodatkowe pliki, wyjaśnij w jaki sposób są one powiązane z treścią maila bądź kwestią, którą chcesz załatwić.

Przykład emaila po angielsku – przydatne zwroty:

Attached please find… / W załączeniu przesyłam… Please find enclosed… / W załączeniu znajdą Państwo… I am sending you the documents as an attachment. / Wysyłam dokumenty jako załącznik.

Brak odpowiedzi lub zwlekanie z nią

Jeśli nie masz czasu na odpowiedź, poinformuj o tym. Nikt nie lubi być pozostawiony bez informacji zwrotnej. Jeśli natomiast wiesz, że wrócisz do odpowiedzi w stosownym
dla Ciebie czasie, pamiętaj by zrobić to w ciągu 24 godzin.

Zbyt długie i skomplikowane e-maile

Długie i skomplikowane e-maile zniechęcają odbiorców do ich dokładnego przeczytania, w efekcie czego wiele pytań często pozostaje bez odpowiedzi. Aby się przed tym ustrzec, upewnij się, że porządkujesz tekst we właściwy sposób, na przykład numerując punkty w bardziej złożonej wiadomości oraz rozpocznij od jasnego określenia, ile części jest w twojej wiadomości.

Dobra praktyka wskazuje, aby tekst podzielony był na krótkie akapity, nie dłuższe niż 4 wiersze. Jeśli chcesz o coś poprosić, nie zapomnij użyć zwrotów grzecznościowych: “Could you…”(Czy mógłby Pan/Pani…), “Would you…” (Czy byłby Pan / byłaby Pani…).

Oto kilka przykładów – zwroty – email angielski:

Could you please let me know if… – Czy mogliby Państwo dać nam znać czy… Would you be so kind as to… Czy byliby Państwo tak uprzejmi… I would be (most) grateful if you could… Byłbym wdzięczny gdybyście Państwo… Could we possibly arrange a meeting? Czy moglibyśmy umówić się na spotkanie? Would it be possible for you to send me…? Czy mogliby Państwo wysłać nam…?

Jak napisać temat wiadomości w e-mailu?

Nigdy nie wysyłaj e-maili bez tematu! Temat powinien krótko sygnalizować to, o czym chcemy napisać. Poświęć trochę czasu na przemyślenie tematu – To pierwsza rzecz którą widzi odbiorca. Jeśli Twój temat jest zbyt długi lub mało precyzyjny, ryzykujesz, że Twój e-mail nigdy nie zostanie otwarty.

Temat Twojego emaila powinien być prosty, krótki i trzymać się sedna. Powinny znaleźć się w nim tylko najważniejsze i przydatne informacje.

W razie potrzeby użyj znaczników takich jak ‘Fwd’ (wiadomość przekazana), ‘Reply’ (odpowiedź), lub ‘Urgent’ (pilne) aby dodatkowo zawęzić temat. Informuje to czytelnika o charakterze wiadomości e-mail. Spójrz na przykłady:

• Fwd: Recruitment Report / (Wiadomość przekazana: Raport w sprawie rekrutacji)
• Urgent: Changes to Budget (March) / (Ważne: Zmiany w budżecie (Marzec))
• Reply: List of New Partners / (Odpowiedź: Lista nowych partnerów)

Jak napisać emaila po angielsku – najważniejsze zasady.

E-mail formalny po angielsku – jak zacząć?

Początek maila po angielsku:

Wstęp powinien być rozwinięciem tematu i sygnalizować kwestię, którą chcemy rozwiązać bądź nawiązywać do wcześniejszej korespondencji, którą otrzymaliśmy. To pierwsza część maila, której celem jest wyjaśnienie odbiorcy dlaczego powinien wysłuchać nas do końca.

Przydatne zwroty:

I am writing to you with regard to… / Piszę do Pana/Pani w sprawie… I am writing in connection with…/ Piszę w związku z… With reference to our correspondence, I would like to… / Nawiązując do naszej korespondencji, chciałbym/chciałabym… I am writing to you on behalf of… / Piszę do Państwa w imieniu… I am writing to enquire about… / Piszę, aby zapytać o… I hope this email finds you well. / Mam nadzieję, że u Pani/ Pana wszystko w porządku.

Jeśli odpowiadasz na czyjąś wiadomość, możesz napisać:

With reference to your email… / Nawiązując do Pana/i e-maila… With regard to your email… / Nawiązując do Pana/i e-maila… Following our phone conversation… / W nawiązaniu do naszej rozmowy telefonicznej…

Gdy przytaczasz imię osoby, która udostępniła Ci adres email odbiorcy, napisz:

Your name was given to me by… / Otrzymałem Pana/i dane od… My colleague, Adam Smith, suggested that I write to you concerning… / Mój kolega Adam Smith zasugerował abym napisał do Pani w sprawie…

Jak napisać rozwinięcie wiadomości

Rozwinięcie jest główną częścią korespondencji, która zawiera więcej szczegółów sprawy wyjaśnionej we wstępie. Jeśli wiadomość to skarga, opisujemy jej przyczynę oraz problem
z jakim się zmagamy. Gdy mamy do czynienia z ofertą, w rozwinięciu doprecyzujmy o korzyściach z niej płynących. Nawiązanie do poprzedniej wiadomości będzie od nas wymagać opisania postępu w danej kwestii bądź zawarcia pytań, które doprecyzowują szczegóły.

Jeśli chcesz o czymś poinformować swojego klienta lub współpracownika, spróbuj użyć w emailu wyrażeń takich jak:

We are interested in… / Jesteśmy zainteresowani… We are happy to inform… / Z radością informujemy… We regret to inform you that… / Z przykrością informujemy, że… Please be informed that… / Informujemy, iż… It might be interesting for you to know that… / Przydatną może się okazać informacja, że… In reply to your query… / W odpowiedzi na Państwa zapytanie…

Jeśli piszesz wiadomość e-mail z przeprosinami, skorzystaj z któregoś z poniższych zwrotów:

We would like to apologize for any inconvenience caused. / Chcielibyśmy przeprosić za powstałe niedogodności. Please accept our apologies for the delay. / Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie. I am writing to offer my sincerest apologies. / Piszę, aby wyrazić moje najszczersze przeprosiny. Please accept our sincerest apology. / Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny. It was not our intention to… / Nie było naszą intencją, żeby… We will make sure that this won’t happen again. / Upewnimy się, że taka sytuacja się nie powtórzy.

Jeśli jest to wiadomość email z reklamacją, przydatne mogą być następujące frazy:

I am writing to express my dissatisfaction with… / Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu… I regret to say that I’m not fully satisfied with… / Z przykrością stwierdzam, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany/a z… I would like to draw your attention to… / Chciałbym/Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na… I’m writing to express my concern about the fact that… / Piszę, aby wyrazić swoje obawy na temat… I would be grateful if you could send me a full refund as soon as possible. / Będę wdzięczny/wdzięczna gdybyście mogli Państwo wysłać mi pełny zwrot kosztów tak szybko jak to tylko możliwe. I feel that you should consider an appropriate refund. / Uważam, że powinniście Państwo rozważyć odpowiedni zwrot kosztów. We look forward to dealing with this matter with no delay. / Oczekujemy, że zajmą się Państwo tą sprawą bezzwłocznie. Please note that the goods we ordered have not yet arrived. / Proszę zauważyć, że towar, który zamówiliśmy, jeszcze do nas nie dotarł.

Jak zakończyć e-mail formalny po angielsku?

Zakończenie powinno być podsumowaniem kwestii, które zawarliśmy w poprzedzających je paragrafach oraz treścią dotyczącą oczekiwań wobec odbiorcy. Powinno też odzwierciedlać charakter całej wiadomości.

Jeśli zadajesz pytanie, zamknij słowami ‘I am looking forward to hearing from you soon’ (Z niecierpliwością oczekuję Państwa odpowiedzi.), a jeśli odpowiadasz na pytanie: ’I Hope I have sufficiently answered your query/doubts.’ (Mam nadzieję, że odpowiedziałem na Państwa zapytanie/wątpliwości w wystarczającym stopniu.) lub ‘I hope this answers your question.’ (Mam nadzieję, że to odpowiada na twoje pytanie.)

Często będziesz też oczekiwał odpowiedzi lub działania w konkretnym czasie – nie zaszkodzi zatem dodać np.: ‘I would be grateful if you get back to me by ……….’ (Będę wdzięczny za odpowiedź do …. (+ data/dzień) lub ‘Please respond by EOD’ (Proszę o odpowiedź do końca dnia).

Kilka przydatnych skrótów:

EOD – End of the Day – do końca dnia

EOB – End of Business – do końca dnia (to samo co EOD)

EOW – End of the Week – do końca tygodnia

Zawsze dobrze jest powiedzieć odbiorcy, że z chęcią odpowiesz na wszelkie pytania:

Should you have any questions, do not hesitate to contact me. / Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować. Let me know if you need anything. / Proszę dać mi znać jeśli czegoś Państwo potrzebują. (mniej formalne) Please let me know if I can be of assistance. / Proszę dać mi znać czy mogę jakoś pomóc.

Podpis w e-mailu formalnym w języku angielskim

To ostatnie słowa Twojego e-maila, które mogą wywrzeć trwałe wrażenie na odbiorcy.

Podpisz się prostym słowem lub frazą, które wyrażają szacunek.

Bezpieczne wybory to:

‘Best regards’ (Pozdrawiam), ‘Warmly’ (Pozdrawiam ciepło), ‘Sincerely’ (Pozdrawiam serdecznie) lub ‘Kind regards’ (Z pozdrowieniami).

Najbardziej formalne zwroty to:

• Yours faithfully (Z poważaniem – jeśli zacząłeś wiadomość e-mail od ‘To Whom It May Concern’ lub ‘Dear sir/madam’, ponieważ nie znasz nazwy odbiorcy)
• Yours sincerely (Z poważaniem – jeśli zacząłeś wiadomość e-mail od ‘Dear’ + tytuł + nazwisko)

Jeśli piszesz do kogoś po raz pierwszy, podaj swoje pełne imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (numer telefonu i / lub adres służbowy).

Skróty w e-mailach formalnych

Skróty nie są najlepszymi formami w oficjalnych e-mailach biznesowych. W praktyce często jednak spotykamy się z nimi w regularnej korespondencji biznesowej. Oto kilka z nich:

• ASAP (as soon as possible) – gdy tylko będziesz mógł/mogła
• FYI (for your information) – dla twojej informacji, tak żebyś wiedział
• BTW (by the way) – swoją drogą
• NP (no problem) – nie ma problemu

Sprawdź nasz warsztat z zakresu prowadzenia korespondencji biznesowej po angielsku >>> 

Przykładowy e-mail formalny po angielsku

Dear Sir/Madam,

Thank you for the invitation to the meeting that takes place on May 10th. I am very pleased that I have been invited to that place.

I have two questions regarding the meeting itself. Am I allowed to come with a colleague?

Also, is there any chance to take advantage of the special membership card which can grant me a discount when buying products from the point of sales?

Thank you in advance for all the information. I am thankful for the invitation as well as for any further details.

I am looking forward to hearing from you,

Yours faithfully,

XYZ

Podsumowanie – formalny email angielski

Pisząc maile formalne zawsze pamiętaj o nadawcy oraz o tym, że nie będziesz mógł szybko dopowiedzieć tego, co masz na myśli, tak jak dzieje się to w przypadku tradycyjnej rozmowy. Bądź konkretny, ale jednocześnie perswazyjny. Koniecznie przeczytaj e-maila przed wysłaniem, by upewnić się, że nie zawiera on błędów. Pamiętaj o tym, że Twój adresat, może czasem błędnie zinterpretować Twoje oczekiwania, a wtedy najlepszą drogą by szybko je sprostować będzie kontakt telefoniczny.