Korespondencja formalna po angielsku – przykłady i wzory

Często pytacie nas, jak poprawnie napisać różne pisma urzędowe po angielsku. Na wstępie zwróćmy uwagę, że korespondencja oficjalna po angielsku może obejmować m.in. następujące dokumenty.:

prośba o informację  (letter of enquiry)                  list z reklamacją (letter of complaint)

list wyrażający opinię (opinion letter)                      podanie o pracę (letter of application)

list motywacyjny (cover letter)                                      CV (Curriculum Vitae)

wypowiedzenie pracy (notice of dismissal)              prośba o urlop (leave of absence request)

zlecenie (letter of engagement)                                  zamówienie (order placement)

potwierdzenie (letter of confirmation)                    list referencyjny (letter of reference)

W liście formalnym nie stosujemy form skróconych ani zwrotów potocznych. Unikamy też języka nacechowanego emocjami. Pismo oficjalne zazwyczaj składa się z trzech części: wstępu (introduction), rozwinięcia (body) , zakończenia (conclusion).

Elementy składowe korespondencji formalnej w języku angielskim

Oficjalne pisma w języku angielskim mają następującą budowę: wstęp, rozwinięcie, zakończenie. Poniżej omawiamy wszystkie te elementy.

Wstęp

Wstęp składa się z powitania adresata, które powinno znaleźć się w lewym górnym rogu naszego tekstu. Ważne, aby wybrać je właściwie i dostosować się do konwencji i kultury krajów anglojęzycznych:

Dear Sir/Madam – gdy nie znamy nazwiska adresata
Dear Mr Smith/ Mrs Smith– gdy znane są nazwiska adresatów, a kobieta jest zamężna
Dear Ms Smith – gdy znane jest nazwisko, ale nie wiemy czy kobieta jest zamężna
Dear Mr President – gdy zwracamy się do osoby z konkretnym tytułem
Dear Sirs do większego grona odbiorców, których nie znamy osobiście

Następnie uzasadniamy dlaczego piszemy: ogólnie przedstawiamy cel naszej korespondencji lub krótko przybliżamy powód nadania naszego pisma. Dla przykładu, w listach motywacyjnych, kiedy w pierwszym akapicie, zaraz po dacie (prawy, górny róg), danych nadawcy (pod datą), danych odbiorcy (lewy akapit, poniżej wymienionych już części), piszemy, na jakie ogłoszenie odpowiadamy i o jaką pozycję się staramy. Często w amerykańskim angielskim można spotkać inny zapis: dane nadawcy i odbiorcy mogą być wyrównane do lewej lub do prawej. W tej części naszego pisma, w bardzo ogólnym zarysie, powołujemy się także na osobę, która może wiązać się z powodem wysłania naszego pisma lub np. na okoliczności, które się z nim wiążą. Oto kilka przykładów: 

We are writing to you regarding… – Piszemy do Państwa w sprawie…
We are writing in connection with... – Piszemy do Państwa w związku z…
Further to… – Nawiązując do…
I am writing to enquire about… – Piszę do Państwa z zapytaniem o…
I am writing to you on behalf of… – W imieniu Pana/Pani X, piszę do Państwa…

Rozwinięcie

Rozwinięcie to miejsce, w którym przechodzimy do treści szczegółowych, przytaczamy konkrety lub wyjaśniamy okoliczności. Warto zadbać o to, aby przejście ze wstępu do rozwinięcia było płynne, logiczne i spójne. Rozwinięcie może składać się z kilku akapitów (paragraphs), z których każdy powinien zawierać jedną myśl przewodnią. Akapity powinniśmy rozdzielić dodatkową interlinią. Do sygnalizowania nowego akapitu unikajmy wcięć (indentations), ponieważ nie są często spotykane w konwencji anglojęzycznej.

Przykładowe zwroty w rozwinięciu pisma oficjalnego po angielsku, które warto stosować:

I would be grateful if you could… – Byłbym wdzięczny/byłabym wdzięczna, gdyby zechciał(a) Pan/Pani…
Would you be so kind as to… – Czy byłby Pan/byłaby Pani tak uprzejmy(a)…
We would appreciate it if you could send us more detailed information about… – Bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdyby mógł Pan/mogła Pani przesłać nam więcej informacji na temat…
We are interested in … and we would like to know ... – Jesteśmy zainteresowani… i chcielibyśmy dowiedzieć się…

To główna część listu: jest bardziej opisowa i szczegółowa. W tym miejscu nie tylko pytamy odbiorcę, czy mógłby przedstawić nam więcej informacji, ale także możemy zaprezentować naszą wiedzę o lub perspektywę na konkretny temat. Dzięki powyższym zwrotom w języku angielskim napiszesz tę część z dbałością o życzliwość i formalność.

Zakończenie

Ta część listu formalnego objętościowo powinna być zbliżona do wstępu – czyli powinna być krótka i zwięzła. Skupiamy się w niej na tym, co chcemy osiągnąć w wyniku naszej korespondencji, np.: oczekujemy informacji, przeprosin, potwierdzenia lub zapraszamy do podtrzymania kontaktu. W tym miejscu nie podajemy już dodatkowych szczegółów dotyczących okoliczności opisanych w rozwinięciu. Uprzejmie żegnamy się z adresatem i wyrażamy wyrazy szacunku, np. w taki sposób (wszystkie z poniższych wyrażeń są odpowiednikiem dla “pozdrawiam”):

With kind regards – uniwersalna formuła

Yours – uniwersalna formuła

Yours sincerely – gdy znamy nazwisko odbiorcy (we wstępie jest “Dear Mr Smith”)

Yours faithfully – gdy nie znamy nazwiska odbiorcy (we wstępie jest “Dear Sir/Madam”)

Przykłady pism urzędowych w języku angielskim

Spójrzmy zatem na wybrane wzory pism urzędowych po angielsku:

Oficjalne pismo po angielsku

  • Podanie o pracę (job application)

Podanie o pracę w języku angielskim to forma zwrócenia się aplikującego do konkretnej firmy z prośbą o przyjęcie do pracy. Budowa podania o pracę przypomina strukturę listu motywacyjnego (Cover Letter), jednak bez powołania się w pierwszym akapicie na ogłoszenie. Wyglądać to może następująco:

Chicago, 10/10/2022

27 Baker Street                                                                                                                                            Incredible Corporation
6007 Chicago                                                                                                                                               29 Oxford Street
United States of America                                                                                                                           6009 Chicago

Dear HR Manager

I am writing to you to apply for the role of Sales Manager. I truly believe that my qualifications and experience make me a perfect candidate for the job.

I completed a 5-year programme in Sales and Marketing from Global University. I have worked as a Junior Sales Assistant at Company ABC and as a Sales Specialist at Company XYZ. Some of my duties included execution of a Customer Care Programme. Having eight years of experience in e-Commerce, I have a profound understanding of new sales strategies. I am confident that I will be the right fit for the job.

I have attached my CV to the email for your reference.

Thank you for considering my application for the role. I am willing to attend an interview at your earliest convenience.

Kind regards
John Kowalski

  • List referencyjny (letter of reference)

List referencyjny w języku angielskim zazwyczaj pisany jest bardzo ogólnikowo, gdyż może być przedstawiony wielu zainteresowanym osobom. Warto jednak zawrzeć w nim parę konkretów, np. projekt w którym pracownik uczestniczył, a charakter pracownika przedstawić nie w formie listy wyszukanych przymiotników, ale podając dwa lub trzy przymiotniki będące częścią opisu pracy, stanowiska, zespołu, itp. Spójrzmy na przykład poniżej:

Written on behalf of:
FashionIT Inc.
for:
John Kowalski
27 Baker Street
6007 Chicago
United States of America

Dear Sir or Madam,

I am writing to recommend John Kowalski, who worked with us at FashionIT Inc. as a Sales Specialist and worked with me during the final stages of a major project execution.

As an employee, John was always reliable and conscientious. While working in my team, he learnt technical details about sales strategies in e-Commerce.

I have always valued loyalty and hard work among my team members and John invariably proved his worth, for example when the global economic crisis struck our business, he remained with us and never failed to deliver, despite our temporary budget imbalances.

I can sincerely recommend John Kowalski as a valuable worker and, myself, would not hesitate to hire him again.

Should you have any further questions about John Kowalski, please feel free to contact me.

Kind regards

Margaret Smith                                                                                                                                                                                                                            Sales and Marketing Manager

  • List z reklamacją (letter of complaint)

List z reklamacją w języku angielskim to wymagająca forma korespondencji, ponieważ często pisana jest, gdy towarzyszą nam silne – często negatywne – emocje. Pamiętajmy, żeby nie dać się im ponieść i nadal być uprzejmym. Opiszmy sytuację, która nas wzburzyła i poprośmy o wyjaśnienie, sprostowanie, przeprosiny, czy rekompensatę.

Dear Sir or Madam

I am writing to express my disappointment with the service at your hotel reception desk on  Friday 24 April.

I often travel on business to the seaside and your hotel has been my first choice for over two years now. Until my last visit, the service in your hotel had been truly commendable and I had had no reason to complain.

However, last Friday I was greeted very rudely by a receptionist who was clearly interested in finishing her shift as soon as possible: she made two offensive remarks on how long it took me to produce my ID card and asked me if I knew how tiring her day was. I find such manners highly unprofessional.

Although the room service and restaurant staff were as kind and helpful as always, the incident at the beginning of my stay substantially detracted from the general impression. I still have a few visits booked in your hotel for the next couple of months but, in the light of what happened to me last week, I am now considering cancellation of the bookings.

I hope you can take steps to make sure guests are greeted properly in your hotel.

Yours faithfully                                                                                                                                                                                                                              John Kowalski

  • Prośba o informację (letter of enquiry)

List z prośbą o informację po angielsku to stosunkowo łatwa forma korespondencji: prosimy w niej o szczegóły, dane, cenniki, oferty, itp. Warto mieć na uwadze, że w języku angielskim nie przechodzimy od razu do celu. Stosując niebezpośrednie zwroty grzecznościowe zyskamy przychylność adresata, a w konsekwencji być może szybszą odpowiedź na naszą prośbę 🙂 Oto przykład listu z prośbą o informacje w języku angielskim:

Dear Mr Brown

I am a Sales Specialist and I am planning a team-building event for my team in summer this year. I would like to enquire about the availability of your venues and your current offer.

The corporate event has been planned for June or July (4 days, Friday-Monday). There should be 8-12 participants: all adults keenly interested in modern technology, eager to enjoy themselves in an unusual setting and highly adaptable to tough physical demands. Would you please advise me on your programmes involving VR and simulations which are briefly presented on your website?

I would appreciate pricing lists and a detailed specification of the attractions you can provide. Also, I would be grateful if you could advise me by the end of April.

Thank you in advance for all the details. Once we have received them, I will be happy to organize a video call and discuss things in depth to make sure that the event will truly suit our needs.

Sincerely,

John Kowalski

 

Glosariusz:

prośba o informację – letter of enquiry                               list z reklamacją – letter of complaint

list wyrażający opinię – opinion letter                             podanie o pracę – letter of application

list motywacyjny – cover letter                                                   CV – Curriculum Vitae

wypowiedzenie pracy – notice of dismissal                        prośba o urlop – leave of absence request

zlecenie – letter of engagement                                       zamówienie – order placement

potwierdzenie – letter of confirmation                                list referencyjny – letter of reference

wstęp – introduction                                  rozwinięcie – body                     zakończenie – conclusion

akapit – paragraph                                wcięcie – indentation

 

Przećwicz najważniejsze słownictwo związane z korespondencją formalną po angielsku –  kliknij w link.

 

Zamów rozmowę dla firm

Chcesz rozwinąć swoją firmę?
Zainwestuj w umiejętności językowe
swoich Pracowników.

Uzupełnij formularz,
a nasz Doradca skontaktuje się z Tobą
i opowie, jak możemy Ci pomóc.




    [honeypot pulapka-842 id:pulapka]


    Zapisz się na newsletter i odbierz rabat 10% na dowolny kurs na platformie!

    W każdym newsletter bezpłatne materiały do nauki, lekcje video i nowości w naszej ofercie.